Diseñando la estructura organizacional

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Fundamentos de la administración

La estructura organizacional es la forma en que una organización distribuye y organiza su trabajo, responsabilidades, autoridad y recursos.

Permite establecer

• Qué actividades deben realizarse.
• Quién realiza cada actividad.
• Quién depende de quién.
• Cómo se coordinan las diferentes áreas.
• Cómo se toman las decisiones.

La estructura debe facilitar el cumplimiento de la estrategia y los objetivos de la organización.

La estrategia y la estructura están directamente relacionadas.

La estructura debe ayudar a que la estrategia pueda llevarse a cabo de manera eficiente.

Cuando una organización cambia su estrategia, puede ser necesario modificar también su estructura.

Una organización necesita diseñar su estructura de acuerdo con

• Sus objetivos.
• La estrategia que utiliza.
• Su tamaño.
• La tecnología disponible.
• El ambiente en el que trabaja.

Los 6 elementos del diseño organizacional

1. Especialización laboral.
2. Departamentalización.
3. Cadena de mando.
4. Tramo de control.
5. Centralización.
6. Formalización.

Estos elementos determinan cómo se distribuyen las actividades y la autoridad dentro de una organización.

Especialización laboral

La especialización laboral consiste en dividir las actividades de una organización en diferentes tareas.

En lugar de que una persona realice todo el trabajo, cada trabajador se concentra en una actividad específica.

Ventajas

• Mayor rapidez.
• Mayor eficiencia.
• Desarrollo de habilidades específicas.
• Facilita la producción.

Desventajas

Una especialización excesiva puede provocar aburrimiento, cansancio o disminución de la motivación.

Departamentalización

La departamentalización consiste en agrupar los puestos de trabajo de acuerdo con determinadas características.

Puede organizarse por

• Función: marketing, finanzas, producción, recursos humanos.
• Geografía: regiones o zonas.
• Producto: diferentes líneas de productos.
• Proceso: diferentes etapas del proceso productivo.
• Cliente: diferentes tipos de consumidores.

La elección depende de las necesidades y características de cada organización.

Cadena de mando

La cadena de mando establece quién reporta a quién dentro de la organización.

Se relaciona con dos conceptos:

• Autoridad: derecho que tiene una persona que ocupa un puesto para dar órdenes y esperar que sean cumplidas.
• Unidad de mando: principio según el cual cada empleado debe tener un jefe al que reportar directamente.

Una cadena de mando clara ayuda a evitar confusiones sobre las responsabilidades.

Tramo de control

El tramo de control indica cuántos empleados puede supervisar de manera eficiente un gerente.

• Estrecho: un gerente supervisa a pocos empleados.
• Amplio: un gerente supervisa a muchos empleados.

Un tramo amplio puede reducir niveles administrativos y hacer que la organización sea más eficiente, pero requiere empleados capaces de trabajar con mayor autonomía.

Centralización

Las decisiones se concentran principalmente en los niveles superiores de la organización.

• Mayor control de los directivos.
• Decisiones concentradas.
• Útil en ambientes estables.

Descentralización

La autoridad para tomar decisiones se distribuye entre diferentes niveles y empleados.

• Mayor participación de empleados.
• Decisiones más rápidas.
• Favorece la autonomía y flexibilidad.

Formalización

La formalización se refiere al grado en que los puestos de trabajo están estandarizados mediante reglas, procedimientos y normas.

Cuando existe mucha formalización

• Hay procedimientos claramente establecidos.
• Los empleados tienen menos libertad para decidir cómo realizar sus actividades.
• Existe mayor control.

Cuando existe poca formalización

• Los trabajadores tienen mayor autonomía.
• Existe mayor flexibilidad.
• Las decisiones pueden adaptarse a diferentes situaciones.

Mecanicista: funciona mejor en ambientes estables y predecibles.

Orgánica: se adapta mejor a ambientes cambiantes y complejos.

La estructura organizacional también depende de diferentes factores:

Tamaño

Las organizaciones grandes suelen necesitar estructuras más complejas.

Tecnología

La forma de producir bienes o servicios influye en la estructura.

Incertidumbre del entorno

Los ambientes estables permiten estructuras más rígidas.

Los ambientes cambiantes requieren mayor flexibilidad.

Estrategia

La estructura debe facilitar el cumplimiento de los objetivos.

Estructura funcional

Agrupa a los empleados según sus funciones.

Ejemplo:

• Finanzas.
• Marketing.
• Producción.
• Recursos humanos.

Estructura simple

• Poca departamentalización.
• Amplios tramos de control.
• Autoridad concentrada en una persona.
• Poca formalización.

Entre las principales estructuras tradicionales encontramos estas formas de organización.

Estructura de equipo

En una estructura de equipo, el trabajo se organiza alrededor de equipos.

Sus características principales son:

• Mayor colaboración.
• Comunicación entre diferentes áreas.
• Menos barreras entre departamentos.
• Mayor participación de los trabajadores.
• Facilita la coordinación.

Los equipos pueden utilizarse para resolver problemas, desarrollar proyectos o alcanzar objetivos específicos.

Estructura divisional

Agrupa las actividades de acuerdo con productos, clientes o regiones.

Estructura matricial

Combina diferentes formas de departamentalización.

Un trabajador puede tener responsabilidades relacionadas con:

• Su departamento funcional.
• Un producto o proyecto.

Estructura de proyectos

Los empleados trabajan específicamente en un proyecto determinado.

Cuando el proyecto termina, los integrantes pueden pasar a otro proyecto.

Ventaja: permite reunir personas con diferentes conocimientos para alcanzar un objetivo común.

Organización virtual

Una organización virtual utiliza tecnología para conectar a personas que pueden encontrarse en diferentes lugares.

Permite:

• Trabajar a distancia.
• Reducir algunos costos.
• Conectar especialistas.
• Trabajar con mayor flexibilidad.
• Coordinar actividades mediante herramientas tecnológicas.

La tecnología se convierte en un elemento fundamental para la coordinación del trabajo.

Las organizaciones actuales necesitan adaptarse a cambios constantes.

La flexibilidad permite responder con mayor rapidez a las necesidades de los clientes y a los cambios del entorno.

Algunos ejemplos son:

• Trabajo remoto.
• Horarios flexibles.
• Trabajo compartido.
• Trabajadores eventuales.
• Equipos multidisciplinarios.
• Uso de tecnología.
• Mayor autonomía de los empleados.

Trabajo a distancia

Permite realizar las actividades laborales fuera de las instalaciones tradicionales.

Utiliza tecnología para mantener la comunicación.

Puede proporcionar flexibilidad.

Horario flexible

Permite adaptar el horario laboral dentro de determinados límites.

Ayuda a los empleados a equilibrar diferentes responsabilidades.

Trabajo compartido

Dos o más personas pueden compartir las responsabilidades correspondientes a un puesto de trabajo.

Trabajo eventual

Se contrata a trabajadores para realizar actividades durante un periodo determinado o para necesidades específicas.

Estas modalidades permiten a las organizaciones adaptarse a cambios en la cantidad de trabajo y reducir algunos compromisos permanentes.

La estructura organizacional es fundamental porque permite ordenar el trabajo, distribuir responsabilidades y establecer cómo se toman las decisiones.

Además, no existe una estructura perfecta para todas las organizaciones. Cada empresa debe considerar su estrategia, tamaño, tecnología y ambiente.

Actualmente, la flexibilidad también se ha vuelto muy importante debido a los cambios tecnológicos y a las nuevas formas de trabajar. Por eso, las organizaciones necesitan encontrar un equilibrio entre control, eficiencia, autonomía y capacidad de adaptación.